Időgazdálkodás elfoglalt virtuális asszisztenseknek – ahogy én túléltem

Mindent elárasztott a feladat: ügyfelek, a saját marketingem, a család, a mosatlan… Zsonglőrködtem, de a labdák néha a fejemre estek. Aztán rájöttem, a probléma nem az idő hiánya volt. Hanem az, hogy nem én irányítottam. A káosz irányított engem. Ez az út nem egy 9-től 5-ig tartó móka, de hadd áruljam el, hogyan vettem vissza az irányítást.

Az a bizonyos reggel

A napom sokáig azzal indult, hogy felpattantam, megnéztem az e-maileket, és máris reagáltam a beérkező kérésekre. Pörögtem, intéztem, aztán délben felnéztem, és fogalmam sem volt, hová tűnt a délelőtt fele. Ismerős, ugye?

Az első lépés, ami tényleg segített, az volt, hogy bevallottam magamnak: fogalmam sincs, mire megy el az időm. Elkezdtem követni, minden egyes percet. Használtam egy applikációt, de egy papír és toll is bőven elég. Félbeszakított a férjem? Jegyzeteltem. Elkalandoztam a Facebookon? Jegyzeteltem. Azt hittem, tudom, mit csinálok, de a számok kíméletlenül őszinték voltak. Itt jött a felismerés: ha tudod, hol folyik el az időd, tudod, hol kell elzárni a csapot.

Az e-mail megvár, a macskás videók meg pláne

Az egyik legnagyobb lecke az önfegyelem volt. A szabadúszásban senki nem áll a hátad mögött. A telefon a szemed sarkából is zavaró, az e-mail csipogása elvonja a figyelmedet. Azt hittem, ha mindent azonnal intézek, én leszek a szuperhős. De a valóság az volt, hogy csak folyamatosan félbehagytam a munkámat, és képtelen voltam igazán elmélyülni.

Ma már úgy kezdem a napot, hogy a telefonomat egy másik szobában hagyom, az e-mail programot pedig be sem kapcsolom. Van két „érinthetetlen” órám, ami alatt kizárólag a legfontosabb dolgokra fókuszálok. Ezt hívom mélymunkának. Ez a legfontosabb időblokk a napomban. A macskás videók utána is meglesznek.

A „sürgős” szó, mint a Rorschach-teszt

Sokszor hallom, hogy az ügyfelek „folyton sürgős” feladatokat küldenek. De én rájöttem, hogy a „sürgős” szó jelentése általában a mi fejünkben születik meg. Emlékszem, egyik ügyfelem éjszaka írt, hogy „sürgős”. Pánikba estem, reggel első dolgom volt megírni a választ. Két nappal később derült ki, hogy egy hét múlva lett volna rá szüksége…

Ma már tisztelem a saját időmet, és a klienseim is így tesznek. Ha egy ügyfél sürgős feladattal jön, két opciót adok neki: vagy befér a normál menetrendbe, vagy gyorsított díjjal, de felár ellenében elvégzem. A döntés az övé, de én már nem esem pánikba. A profi vállalkozó húzza meg a határokat.

Ne félj nemet mondani, és számlázd ki a „segítséget”

Egy másik tipikus hiba, amit sokan elkövetünk, az a „segítőkészség csapdája”. Hányszor fordult elő, hogy egy ügyfél felhívott, hogy „csak egy percet” kérdezzen valamit? Megtetted, de az a perc a valóságban tíz lett, és utána még öt percig gondolkodtál a kérdésén. Ha csak hetente 15 percet beszélgetsz ingyen egy ügyféllel, az évente 12 óra. Ezt szorozd be az óradíjaddal – és meglátod, mennyi pénzt adtál ajándékba. Az időd a legdrágább áru, amit eladsz.

A határok védelme – mert ha te nem teszed, más megteszi helyetted

Amikor elkezdtem otthonról dolgozni, a családom azt hitte, folyton ráérek. „Csak ugorj be a boltba!”, „Csak egy perc, behozod a csomagot?”. Nekem kellett megértetnem velük, hogy bár otthon vagyok, most éppen dolgozom.

Ugyanezt a harcot vívhatod az ügyfelekkel is. Ha te nem teszed egyértelművé a munkaidődet, ők azt hiszik, bármikor zavarhatnak. A munkaidő, az elérhetőség, a válaszidő nem kényelem, hanem professzionalizmus. Ez a te felelősséged.

Végszó

Én már végigcsináltam, hogy mások diktálják a napomat – köszi, elég volt. Most én döntök, és hidd el, sokkal könnyebb így lélegezni.